Варламова Виктория Владимировна, главный эксперт­-консультант компании ПРАВОВЕСТ

Бухгалтерский и налоговый учет расходов на рекламу

К рекламе относится информация, распространяемая любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке . Поэтому выставку можно рассматривать как один из видов рекламы.

В налоговом учете затраты на рекламу товаров (работ, услуг), деятельности организации, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, в целях исчисления налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией .

К ненормируемым расходам на рекламу относятся: – расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети; – расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов; – расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Таким образом, расходы на участие в выставке являются ненормируемыми и в полном объеме учитываются при исчислении налога на прибыль. Экономическую обоснованность расходов на участие в выставке помимо первичных документов и документов, оформленных в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства, на территории которого проходила выставка (договоры, проездные документы, счета за гостиницу, акты выполненных работ и др.), должны подтверждать внутренние документы организации. Такими документами могут быть: приказ руководителя о принятии решения об участии в выставке, смета расходов на участие в выставке, отчет о результатах участия в выставке и др.

Заключаем договоры с иностранными партнерами

налог на прибыль. Для участия в зарубежной выставке организации необходимо заказать рекламные материалы, оформить стенд, смонтировать рекламную конструкцию, доставить экспонаты и др.

Как правило, подготовка к выставке поручается специализированной фирме. Если у организации нет постоянно действующей выставочной экспозиции, то выставочное оборудование проще взять в аренду. Такую услугу часто предоставляют организаторы выставок (иностранная фирма).

Если организация заключает договор с устроителями выставки, то, как правило, в договоре на предоставление услуг по организации выставки конкретизируются работы и услуги, которые будут оказаны участнику. Иногда заключаются два отдельных договора: один на аренду места на выставке, другой на предоставляемые работы и услуги (монтаж рекламных конструкций, размещение рекламы в каталоге, информационные услуги и т. д.). Когда организациям приходилось платить налог на рекламу, они были заинтересованы в том, чтобы затраты на аренду не включались в состав рекламных расходов. Многим налогоплательщикам удавалось отстаивать это в суде. Поскольку сейчас такой налог отменен, организации без каких-­либо опасений могут признать такие затраты в составе расходов на рекламу, причем ненормируемых.

Расчеты между иностранной фирмой и участником выставки обычно производятся в валюте, иногда в российских рублях – при работе с партнерами из ближнего зарубежья. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату признания соответствующего расхода.

Расходы на рекламу в виде услуг сторонних организаций признаются в налоговом учете на дату расчетов согласно условиям заключенных договоров или на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо на последний день отчетного (налогового) периода .

НДС. Если российская организация пользуется услугами иностранных партнеров, то, прежде чем заключить договор, нужно определить место реализации таких услуг и работ в соответствии с российским законодательством. Когда на основании ст. 148 НК РФ местом реализации признается территория РФ, на российскую организацию возлагаются обязанности налогового агента по НДС и в договоре с инофирмой следует оговорить сумму налога, которая будет удержана при перечислении ей денежных средств .

По общему правилу местом реализации работ (услуг) признается место осуществления деятельности продавца, которое определяется на основе государственной регистрации . Исключение составляют работы и услуги, предусмотренные пп. 1–4 п. 1 ст. 148 НК РФ.

Одним из таких исключений являются рекламные услуги. Место их реализации определяется по месту осуществления деятельности покупателя. По мнению Минфина РФ, услуги по предоставлению выставочной площади или дополнительные услуги по оборудованию выставочного стенда, а также услуги по размещению информации о товарах в официальных каталогах выставки следует рассматривать как рекламные . Соответственно, если они оказываются иностранными фирмами российским организациям, то деятельность по организации выставки является объектом по НДС .

Однако, несмотря на то, что услуги по организации выставок носят рекламный характер и по налогу на прибыль учитываются в составе расходов на рекламу, такие услуги нельзя квалифицировать как рекламные. В соответствии с ОКВЭД рекламная деятельность имеет код 74.40, а деятельность организаторов выставок, ярмарок и конгрессов квалифицируется как предоставление прочих услуг – код 74.84 . Налоговые органы читают ст. 148 буквально, то есть наименования оказываемых услуг, перечисленных в этой статье, должны соответствовать наименованиям услуг в договоре. Если в нем написано, что иностранный партнер оказывает услуги по организации выставки, то местом реализации этих услуг территория РФ не является, так как они не предусмотрены пп. 1–4 п. 1 ст. 148 НК РФ. Поэтому при данной формулировке в договоре участник выставки, по мнению автора, не должен исполнять обязанности налогового агента.

С этой точкой зрения согласны и налоговые органы. Они считают, что обязанности налоговых агентов при приобретении услуг, оказываемых иностранной компанией, возникают у участника выставки только в том случае, если такие услуги не подпадают под перечень исключений . Иными словами, если в договоре на оказание услуг по организации выставки иностранный партнер выделяет отдельной строкой виды и стоимость предоставляемых услуг, то место реализации каждой услуги определяется отдельно.

Например, при приобретении услуг у иностранного партнера, не имеющего представительства на территории РФ: – аренда выставочной площади – не является реализацией услуг на территории РФ (пп. 1 п. 1 ст. 148 НК РФ); – аренда стенда – место реализации услуги территория РФ – российская организация налоговый агент (пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ); – рекламные услуги (рекламные объявления по радио, размещение рекламы в проспектах и т. д.) – место реализации услуги территория РФ – российская организация налоговый агент (пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ); – услуги по аккредитации участников выставки – не являются реализацией услуг на территории РФ (пп. 5 п. 1 ст. 148 НК РФ).

Если организация приняла решение согласиться с мнением Минфина РФ или в соответствии с точкой зрения налоговой службы решила определять место реализации каждой услуги, поименованной в договоре отдельно, и какая-­либо услуга признается оказанной на территории РФ, то в контракте с иностранным партнером нужно оговорить сумму НДС. Одновременно с перечислением денег организатору выставки российская организация обязана удержать и заплатить налог в бюджет . Налоговой базой у налогового агента в данном случае является сумма дохода от реализации услуг с учетом НДС . Пересчет налоговой базы осуществляется в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств иностранному лицу (в том числе, если эти расходы являются авансовыми или иными платежами) . Налогообложение производится по «обратной ставке» 18/118 . Удержанный и уплаченный НДС можно принять к вычету после оказания услуг (выполнения работ) иностранным партнером при условии, что такие услуги (работы) приобретены налогоплательщиком НДС для облагаемых операций .

Очень часто иностранные партнеры не хотят отражать в договоре российский НДС или указывают в договорах «свой» налог на добавленную стоимость, который участник выставки должен им перечислить в полном объеме. Как поступить организации, если она опасается претензий со стороны налоговых органов?

По мнению Минфина и налоговой службы, если в договоре НДС не учтен, то российскому налоговому агенту при исчислении налога на добавленную стоимость следует применять ставку налога в размере 18% к стоимости услуг (без учета российского налога на добавленную стоимость) и уплачивать налог в бюджет за счет собственных средств . Уплаченный НДС к вычету принять нельзя, так как он не был удержан из денежных средств, подлежащих перечислению иностранному лицу , а уменьшить налогооблагаемую прибыль, как ни странно, на эту сумму можно. Минфин разрешил учитывать такой НДС в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ как суммы налогов, начисленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке .

Данные разъяснения вызывают недоумение. Если НДС нельзя принять к вычету, потому что он не удержан согласно требованиям Налогового кодекса, как такой налог может признаваться исчисленным в соответствии с законодательством? Нигде в НК РФ мы не найдем норм, обязывающих налогового агента платить НДС за счет собственных средств при приобретении работ и услуг у иностранных партнеров. Взыскание налога за счет средств налогового агента также противоречит положениям ст. 8 НК РФ. Подтверждается это и судебной практикой .

Однако, несмотря на то, что точка зрения Минфина, указанная в Письмах от 18.07.2006 № 03-03-­04/2/175, от 24.03.2006 № 03-­04-­03/07, по мнению автора, не соответствует нормам законодательства, организации могут ею воспользоваться. В случае возникновения претензий со стороны налоговых органов организации будут освобождены от ответственности (штрафа), а с 2007 г. даже от уплаты пеней .

Направляем своих представителей на выставку

О преимуществах товаров, работ или услуг никто не знает лучше сотрудников. Поэтому именно их организация направляет в командировку на выставку.

Командировочные расходы, по мнению налоговых органов, не будут относиться к рекламным . Их следует включать в состав расходов на командировки .

Расходы на командировки признаются на основании документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документов, оформленных согласно обычаям делового оборота, применяемых в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы (в том числе приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором) .

Расходы на проезд и проживание можно учесть в полном размере на основании подтверждающих документов.

Часто бывает, что белорусские, украинские или казахские партнеры в счетах или других документах указывают сумму налога на добавленную стоимость. При этом организации должны понимать, что для российских налогоплательщиков «иностранный» НДС является косвенным налогом, уплаченным в соответствии с законодательством иностранного государства, и, по мнению автора, должен включаться в стоимость приобретенных у иностранных фирм услуг. Однако Минфин РФ предлагает учитывать такой налог отдельной суммой в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . К вычету будет приниматься только НДС, предъявленный на территории РФ .

Для исчисления налога на прибыль суточные, выплачиваемые работникам за время нахождения в командировке, признаются расходами в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 93 . Для целей исчисления ЕСН, взносов в ПФР и НДФЛ никаких официальных норм законодательством не определено. Ранее налоговые органы и Минфин РФ настаивали на том, чтобы для исчисления «зарплатных» налогов организации руководствовались Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» . Однако Приказом Минфина РФ от 12.07.2006 № 92н в этот документ внесены изменения, уточняющие, что он применяется только бюджетными организациями.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размер компенсации расходов на командировки устанавливают работодатели. Значит, по мнению автора, суточные не облагаются НДФЛ и ЕСН в пределах норм, определенных в организации коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичная точка зрения была высказана в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 и недавно поддержана налоговой службой .

Поэтому организации необходимо утвердить Положение об оплате командировочных расходов и установить в нем соответствующие нормы компенсаций. Если организации удобно руководствоваться нормами, определенными для налога на прибыль, то в таком документе можно указать, что компенсация будет выплачиваться работникам за время нахождения в командировке по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ № 93.

Датой признания расходов на командировки при методе начисления будет признаваться дата утверждения авансового отчета .

Раздаем рекламные товары

НДС. Раздача рекламно-сувенирной продукции в ходе проведения рекламных акций рассматривается контролирующими органами для целей применения налога на добавленную стоимость как безвозмездная передача товаров и является объектом по НДС . Обложение НДС сувенирной и печатной продукции, вывозимой с территории РФ и предназначенной для распространения на зарубежной выставке, производится в порядке, который установлен налоговым законодательством в отношении операций по реализации товаров на территории Российской Федерации и предъявленный поставщиками рекламной продукции налог, по мнению налоговых органов и Минфина РФ, можно принять к вычету в общеустановленном порядке .

Иногда организации проще заказать рекламные сувениры иностранным партнерам в стране проведения выставки. В этом случае передача рекламных товаров не признается объектом по НДС, так как местом реализации таких товаров территория РФ не является (ст. 147 НК РФ).

Заметим, что распространение на выставке листовок и рекламных каталогов, по мнению контролирующих органов, также признается объектом по НДС .

Однако уже существует некоторая положительная арбитражная практика, в которой отмечается, что печатные рекламные материалы, содержащие информацию об организации и о рекламируемой продукции, не обладают потребительской ценностью для получателя, не имеют рыночной стоимости, не могут быть реализованы на рынке, то есть не являются товаром в понимании, изложенном в НК РФ. Поэтому при их передаче объекта по НДС не возникает .

Налог на прибыль. Не стоит забывать, что все расходы на рекламные материалы и презенты, раздаваемые на вставке, должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а деятельность по распространению такой продукции признаваться рекламой. То есть данные материалы должны распространяться среди неопределенного круга лиц (посетителей выставки) и содержать информацию об организации, о товаре, рекламируемом виде деятельности, торговой марке и знаках обслуживания . Только при соблюдении этих условий расходы на рекламно­сувенирную продукцию будут учитываться при исчислении налога на прибыль.

Раздача каталогов и брошюр не нормируется, то есть затраты на их приобретение и изготовление учитываются при исчислении налога на прибыль в размере фактических понесенных расходов . Затраты на приобретение или изготовление рекламно-­сувенирной продукции с логотипом организации или информацией о ней, раздаваемой бесплатно на выставках, по мнению налоговых органов, не относятся к расходам на участие в выставке. Их можно отнести к прочим расходам на рекламу согласно последнему абзацу п. 4 ст. 264 НК РФ в пределах 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ . Аналогичные разъяснения Мин­фина РФ касаются и распространения листовок .

Но с этим можно поспорить, ведь ни ст. 264 НК РФ, ни иные нормы действующего законодательства не раскрывают перечень затрат, включаемых в расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях.

Следовательно, при классификации затрат и определении возможности отнесения их к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, целесообразно руководствоваться фактическим использованием тех или иных предметов в указанных целях. Такое же мнение было выражено ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 № А43­-1729/2004-­32-152. Для обоснования этой точки зрения необходимо, чтобы затраты на распространение сувенирной продукции были включены в смету расходов на участие в выставке. Вместе с тем при отражении расходов на распространение этой продукции в полной сумме не исключены претензии со стороны налоговых органов.

Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

• транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Обратите внимание:

• указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
• финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения - налоговики не признают их представительскими.

Организация развлечений

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Транспортное обслуживание и проживание

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение - доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Питание представителей

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

• приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
• смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
• а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно - в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Спиртные напитки

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Официальный характер приема

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат .

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

• программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
• список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
• отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

• официальность проводимого мероприятия;
• экономическая обоснованность производимых расходов;
• документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные :

• документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
• документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 .

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах . Сведем все воедино, и у нас получится:

• приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
• отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
• цель и результаты мероприятия,
• сумма расходов на представительские цели,
• а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Приказ (распоряжение)

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, - в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

• вопросами, являющимися предметом переговоров, и
• служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц - участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие... и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

Отчет о проведении официального мероприятия

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ - отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

Пример 4

Свернуть Показать

В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно .

Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ . В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.

Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм , просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).

Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый - правильно оформленный.

Пример 5

Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

Свернуть Показать

Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

• акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
• счет-фактуру;
• путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
• счета на оплату.

Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

• счет-фактуру;
• счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).

Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

• товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
• счет-фактуру.

Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:

• счетами,
• договорами на оказание услуг,
• заказ-счетами (форма № ОП-20),
• актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).

Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО - бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.

Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

• оригинал подписанного двухстороннего договора;
• акт выполненных работ;
• счет-фактура;
• счет на оплату.

Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

• этот договор подряда;
• акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
• платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).

Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми - включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.

А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог - и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.

Сноски

Свернуть Показать

В целом процесс бюджетирования выставочного мероприятия одинаков для участников и организаторов события, но в бухгалтерском учете участника (экспонента) действия, связанные с управлением бюджетом выставки, будут отражаться несколько иначе – не так, как у организатора. Расходы компании на участие в выставках рекомендуется относить к расходам на рекламу, равно как и всевозможные затраты, которые связаны с проведением сопутствующей рекламной кампании. Следовательно, таковые затраты надлежит учитывать в бухгалтерском учете на счете 44 «Расходы на продажу». На совокупные издержки на участие в выставке принято увеличивать себестоимость продукции. По этой причине сумма затрат на выставку целиком находится традиционно, как и прочих статей калькуляции, то есть путем калькулирования по разнообразным первичным учетным документам, и целиком переносится на специальный субсчет счета 44.

В состав себестоимости включается величина затрат на:

а) подготовку и экспонирование продукции;

б) выполнение работ по монтажу/демонтажу и техническому обслуживанию выставки;

в) оказание услуг посетителям выставки.

Издержки признаются обоснованно, правомочно включенными в состав себестоимости при условии, если подтверждаются оправдательными документами. Как следует из Федерального закона «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 9), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, в качестве которых как раз и выступают первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документально не подтвержденные расходы списываются бухгалтером за счет прибыли, которая находится на основании данных о доходах после уплаты положенных налогов в бюджеты разных уровней. К оправдательным документам в нашем случае относятся:

а) любой документ, однозначно подтверждающий факт участия организации в выставке (договор, заключенный между организатором выставки и участником; заявка на участие в выставке);

б) акт сдачи-приемки выполненных работ, в котором фиксируется величина расходов на монтаж/демонтаж и техническое обслуживание выставки, включая пуско-наладку и пробную (демонстрационную) эксплуатацию устройств;

в) банковские платежные документы, подтверждающие факт осуществления финансовых расчетов;

г) счет-фактура от организатора выставки.

Строго говоря, последний документ не является первичным, однако используется в качестве такового. Он необходим для исчисления величины налога на добавленную стоимость, сумма которого уменьшается при выплате в бюджет в части, оплаченной организатору выставки в соответствии с договорными документами. Таким образом, счет-фактура фиксирует сумму НДС, подлежащую вычету.

В подавляющем большинстве случаев возможны и другие первичные документы. Например, накладные на отпуск материалов применяются, если проведение выставки предполагает демонстрацию образцов готовой продукции и/или полуфабрикатов.

6.2. Оценка площади стенда

При составлении сметы и общем бюджетировании выставочного процесса немаловажно суметь корректно оценить требуемую площадь стенда. Очевидно, что чем больше стенд, тем выше затраты. Но хотелось бы знать заведомо, какая минимальная площадь стенда окажется достаточно эффективной, то есть окажется в полной мере соответствующей целям и задачам выставочного мероприятия. Э.Б. Гусев и др. (2005), исходя из зарубежного опыта, рекомендует применять несложный математический аппарат для нахождения наиболее выгодной площади стенда.

Каждый бизнесмен рассчитывает провести некое число переговоров. Необходимая площадь стенда SCT для проведения запланированного количества переговоров (число переговоров должно позволять заключить достаточно контрактов, чтобы покрыть расходы на выставку и принести сверх того прибыль) вычисляется по формуле:

где S пер – площадь стенда, отведенная под работу стендистов и прочих представителей компании;

К Э – коэффициент площади размещения экспозиции на стенде (иными словами, доля площади, занятая экспозицией и по этой причине непригодная для переговоров).

Способ найти площадь стенда, пригодную непосредственно для переговоров S, несколько сложнее. Для этого придется воспользоваться нижеследующей формулой:

где N Э – число старых партнеров, которые с наибольшей вероятностью будут присутствовать на выставке с целью заключения контракта;

N K – число новых партнеров, которые с наибольшей вероятностью будут привлечены к стенду, в том числе благодаря устной рекламе (рекомендациям) от старых партнеров;

К N – коэффициент реализованных намерений экспонента в отношении заказчиков;

К 0 – коэффициент переговоров, остающихся безрезультатными;

n – число переговоров, которые каждый стендист реально может осуществить в час;

S 1 – величина площади, необходимой для нормальной работы одного стендиста;

K S – коэффициент дополнительной площади, необходимой для переговоров стендиста с клиентом;

Т – длительность выставочного мероприятия, выраженная в часах.

В обеих формулах могут попадаться курьезные дробные величины. Их рекомендуется по завершении каждого из двух этапов вычислений округлять до целых чисел.

6.3. Учет затрат и управление затратами

Калькулирование стоимости участия в выставке, как видно, осуществляется в несколько этапов, соответствующих стадиям обобщения (аккумулирования) данных в разрезе состава затрат.

1. На первом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда штатных маркетологов, оценивших необходимость участия в данном мероприятии, определивших цели участия и разработавших концепцию демонстрации своих достижений. В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 70

– начислена заработная плата штатным маркетологам.

2. На втором этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда специалистов агентства маркетинговых коммуникаций, которыми была спланирована рекламная кампания и подготовлены рекламные материалы (буклеты, сувениры и т. д.). В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 60

– начислена оплата за услуги АМК.

3. На третьем этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда частных лиц, приглашенных для обслуживания выставки (промоутеры, фотографы, официанты, переводчики). В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 60

– начислена оплата услуг частных лиц.

4. На четвертом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда собственных, штатных специалистов, обеспечивавших функционирование экспозиции (стендисты, технологи, секретари, менеджеры). В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 70

– начислена заработная плата штатным специалистам.

5. На пятом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты аренды и прочих расчетов с организатором выставки. В бухгалтерском учете в этой связи выполняются проводки:

Дт 44 – Кт 60

– начислена оплата участия в выставке (включая арендную плату организатору).

Дт 60 – Кт 51

– произведены расчеты с организатором выставки за участие в мероприятии.

Иногда сюда добавляются расчеты с транспортными организациями (по доставке оборудования и образцов), подрядными организациями (по монтажу и/или ремонту выставочных конструкций) и т. д. Рассмотрим всю совокупность издержек, сопутствующих участию в выставочной деятельности, в разрезе статей калькуляции.

Рекомендуется сгруппировать все эти расходы по такому признаку, как место возникновения затрат (подчас совпадает с центром ответственности), чтобы в конечном итоге получилось десять групп, каждая из которых, однако, включает неодинаковое число статей калькуляции. Первая группа представлена затратами на обеспечение работы персонала в подготовительный период. Сюда относятся:

а) затраты, связанные с выбором выставки (доступ в базы данных, расходы на Интернет);

б) затраты на персонал, участвующий в подготовке;

в) административные расходы;

г) расходы на связь (почта, телекоммуникации) в целях общения с организатором выставки, будущими посетителями, СМИ;

Далее идут расходы на стенд – его проектировку, застройку и т. д. Краткий перечень статей расходов, связанных с созданием выставочного стенда (а также с размещением экспозиций на открытых площадках), приводится ниже. Сюда относятся:

а) расходы на аренду необустроенных выставочных площадей, внутри и вне павильонов;

б) проектирование и изготовление стенда (оплата труда дизайнеров и подрядчиков, а также вспомогательных устройств, например осветительных, и материалов – «стеновых» элементов, отделочных, лакокрасочных);

в) распаковка и монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера, установка сантехники и кондиционеров;

г) оборудование стенда (расходы на обстановку, мебель, утварь, создание гардероба и склада, канцтовары, компьютерную технику и стационарные телефоны);

д) транспортные расходы (на доставку материалов, оборудования и т. д.);

Следующая группа включает в себя разнообразные издержки, связанные с созданием и оформлением экспозиции.

Сюда относятся:

а) расходы на запаковку и хранение образцов (экспонатов), на упаковочные материалы и их хранение;

б) расходы на устройства для демонстрации образцов, в том числе их виртуального показа.

Другая крупная группа затрат представлена эксплуатационными расходами:

а) плата за электроэнергию, водоснабжение, телефонную связь;

б) оплата охраны экспозиции;

в) расходы по обслуживанию компьютерной техники, копировального и факсимильного оборудования;

г) уборка внутри стенда, удаление отходов со стенда.

Немалую долю в издержках занимают расходы по содержанию персонала:

а) стоимость проездных билетов и оплата гостиничных номеров, другие командировочные расходы;

б) обучение, тренинг основного (стендисты, секретари) и вспомогательного персонала (водители, переводчики, обслуга и т. д.);

в) оплата труда основного и вспомогательного персонала.

6.4. Бухгалтерский и налоговый учет в выставочной деятельности

Расходы на участие в выставке надлежит включать в себестоимость продукции (работ, услуг) того расчетного периода, к которому они относятся, вне зависимости от времени оплаты, то есть от сроков фактически понесенных расходов.

Факт признания расходов отражается проводкой Дт 44 – Кт 60, которая выполняется сразу по получении счета-фактуры от организатора выставки. Между тем факт оплаты признается гораздо позднее – одновременно с реальной оплатой, когда и выполняется проводка Дт 60 – Кт 51. Либо же оплата за участие в выставке производится вперед, но и в этом случае обе проводки независимы друг от друга, причем вторая не влияет на признание расходов. Рассмотрим сказанное на примере.

Пример 4

Мебельная фабрика «Заря» принимает участие в выставке мебели, чтобы продемонстрировать образцы своей продукции. Оплата регистрации была произведена в ноябре 2007 г., тогда же фабрика авансом рассчиталась с рекламным агентством, которое взяло на себя устройство подготовительного этапа выставки. Собственно выставка состоялась в первых числах февраля 2008 г. Тогда же фабрикой были понесены расходы на оплату труда фотографа и подрядчиков по монтажу и демонтажу экспозиции.

Бухгалтер фабрики включает в себестоимость все расходы по участию в выставке в феврале, тогда же и принимается к зачету НДС в налоговой декларации.

В завершение темы стоит отметить, что экспоненту очень важно помнить о различиях между бухгалтерским и налоговым учетом. В бухгалтерском учете расходы признаются вне зависимости от желания хозяйствующего субъекта получить материальную выгоду (выручку). Между тем в налоговом учете стремление хозяйствующего субъекта получить доход должно непременно усматриваться за совершением тех или иных затрат. В противном случае издержки невозможно будет признать расходами, включаемыми в себестоимость продукции (работ, услуг).

Участие в выставках как форма рекламы своей деятельности допустимо относить к числу таковых расходов. Однако сопутствующие затраты, связанные с рекламной кампанией и другими формами привлечения внимания фирм к мероприятию, которое было запланировано экспонентом, оказываются по вине менеджеров и/или бухгалтеров не всегда «прозрачны» для налоговой инспекции. К примеру, создание промосайта может различно трактоваться налоговыми органами, если из документации не следует со всей четкостью и однозначностью, что промосайт – это не способ за свой счет рассказать всему миру о выставочных событиях, а средство собрать по возможности наибольшую публику на предстоящем мероприятии.

Важно отметить, что расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, затраты на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов причисляются к ненормируемым расходам в соответствии с гл. 25 НК РФ. И тем не менее существуют сопутствующие издержки, которые по-прежнему нормируются, причем норматив зависит от суммы выручки. Помнить о таких расходах в целях корректного ведения налогового учета просто необходимо. Здесь же перечислим мероприятия и акции, затраты на которые ныне не нормируются Налоговым кодексом:

Не нормируется и такой вид расходов, как уценка товаров (образцов продукции), полностью или частично потерявших первоначальные потребительские качества в процессе экспонирования.

Нормируются такие расходы, как затраты на:

а) изготовление и/или закупку сувенирной продукции, призов и подарков, предназначенных для стимулирования посетителей выставки;

б) изготовление пакетов, включая пакеты с логотипом, фирменными цветами или иной символикой, имеющей отношение к компании-экспоненту;

в) иные аналогичные акции.

"Российский налоговый курьер", 2012, N 10

Инспекторы зачастую требуют, чтобы организации нормировали часть расходов на участие в выставках либо вовсе отказались от их учета. Приводим аргументы, которые помогут организациям защитить свои права в споре с налоговиками.

В гл. 25 НК РФ расходы на участие в выставках, ярмарках и экспозициях отнесены к рекламным (пп. 28 п. 1 и п. 4 ст. 264 НК РФ). Однако ни в Налоговом кодексе, ни в иных нормативных документах не разъяснено, какие конкретно затраты, связанные с участием в таких мероприятиях, организация вправе признать при расчете налога на прибыль.

Состав расходов на участие в выставках компания может устанавливать по собственному усмотрению

Суды указывают, что при решении вопроса о возможности учета затрат на выставки целесообразно исходить из фактического использования тех или иных предметов, например витрин и выставочных стендов, сувениров, буклетов и каталогов (дополнительное Постановление ФАС Московского округа от 16.03.2009 N КА-А40/1402-09 и Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А43-1729/2004-32-152). Примерный состав расходов на участие в выставке или ином подобном мероприятии приведен во врезке на с. 58.

Судебная практика. Перечень расходов на участие в выставке, которые можно признать в налоговом учете

Арбитражные суды считают следующие затраты связанными с участием в выставках и поэтому разрешают включать их в состав рекламных расходов при расчете налога на прибыль:

• вступительный взнос за участие в мероприятии;
• арендная плата за пользование выставочным помещением или оборудованием;
• плата устроителю выставки или сторонней организации за обеспечение охраны и безопасности на мероприятии, электроэнергию, отопление и т.п.;
• затраты на изготовление или приобретение стендов, витрин, стеллажей, прилавков и прочего выставочного оборудования, расходы на их перевозку, монтаж и демонтаж;
• расходы на приобретение форменной одежды и обуви для участников мероприятия;
• стоимость изготовления сувениров, подарков и призов, раздаваемых или разыгрываемых на выставке;
• стоимость выставочных образцов, пробников, продуктов для дегустации и т.п.;
• расходы на рекламу в СМИ и Интернете (имеется в виду реклама, размещаемая не организатором выставки, а именно ее участником);
• стоимость изготовления буклетов, каталогов, проспектов и иной рекламной продукции, предназначенной для распространения среди посетителей выставки;
• командировочные расходы сотрудников, принимающих участие в выставке, если она проходит в другом городе;
• расходы на организацию и проведение дополнительных мероприятий во время выставки, например розыгрыша призов, конкурса, круглого стола или пресс-конференции руководителя компании, включая приглашение профессиональных ведущих, артистов и др.

Поскольку каждый налогоплательщик ведет деятельность на свой риск, он самостоятельно решает, какие именно расходы ему необходимо осуществить для ее обеспечения, в том числе сам определяет перечень расходов на участие в выставках. Это согласуется с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определениях от 16.12.2008 N 1072-О-О, от 04.06.2007 N N 320-О-П и 366-О-П.

Чтобы минимизировать риск претензий налоговиков, организации целесообразно утвердить смету расходов на участие в выставке. Даже если с помощью этого документа компания не сможет переубедить инспекторов, он пригодится ей в суде.

Ряд расходов на проведение выставок инспекторы обязывают нормировать

При расчете налога на прибыль некоторые из рекламных расходов можно учесть только в пределах норматива - в размере, не превышающем 1% выручки от реализации за соответствующий период. Однако расходы на участие в выставках, ярмарках и экспозициях не относятся к нормируемым (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ). Значит, в налоговом учете их можно признать в полном объеме.

Тем не менее налоговики в некоторых регионах, в том числе в г. Москве и Московской области, считают, что не все расходы, связанные с участием в выставках, являются ненормируемыми. По их мнению, не подлежат нормированию лишь расходы на уплату вступительных взносов за участие в мероприятии, а также на оплату услуг его устроителей, например арендная плата за пользование выставочным помещением или оборудованием, платежи за охрану на мероприятии и коммунальные услуги.

Иными словами, к ненормируемым расходам на выставку налоговики относят только те затраты, без осуществления которых участие организации именно в этом мероприятии было бы невозможным (Письма УФНС России по г. Москве от 19.11.2004 N 26-12/74944 и УМНС России по Московской области от 20.10.2004 N 06-21/18767).

Расходы на покупку или изготовление сувениров и подарков, предназначенных для раздачи в рамках подобных мероприятий, а также на дегустацию рекламируемой продукции налоговики относят к нормируемым. Они считают, что сувенирную продукцию в принципе можно использовать не только на конкретной выставке. Значит, ее стоимость нельзя включать в расходы на участие в выставочных мероприятиях, а следует относить к расходам на иные виды рекламы. А такие расходы в налоговом учете должны нормироваться (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ).

Арбитражные суды некоторых федеральных округов приходят к аналогичным выводам, например ФАС Уральского округа (Постановление от 12.01.2006 N Ф09-5996/05-С2).

Вместе с тем такая точка зрения является спорной. В абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ однозначно указано, что расходы на участие в выставках, ярмарках и экспозициях при расчете налога на прибыль не должны нормироваться. Поскольку состав этих расходов Налоговым кодексом не ограничен, к ним можно отнести любые затраты, непосредственно связанные с участием организации в любом подобном мероприятии.

Так, например, ФАС Московского округа разрешил компании учесть в составе ненормируемых рекламных расходов даже сумму вознаграждения, выплаченного артистам за выступление на выставке (Дополнительное Постановление от 16.03.2009 N КА-А40/1402-09). Судьи указали, что выступление артистов способствовало привлечению интереса к компании, то есть фактически соответствовало понятию рекламы.

Продажа на выставке покупных товаров может привести к необходимости платить ЕНВД

Как правило, в ходе проведения выставок, ярмарок и экспозиций участники не только рекламируют свою продукцию и товары, но занимаются еще и их реализацией. Если на территории, на которой проходит мероприятие, розничная торговля переведена на уплату ЕНВД, его участники признаются плательщиками этого налога (п. 2 ст. 346.26 и ст. 346.27 НК РФ).

Примечание. Если в регионе, на территории которого проводится выставка или ярмарка, розничная торговля переведена на "вмененку" и участники мероприятия продают на нем покупные товары в розницу, они признаются плательщиками ЕНВД.

Они обязаны встать на учет в качестве плательщика ЕНВД в инспекции по месту проведения выставки, а по ее завершении подать заявление о снятии с учета (п. 3 ст. 346.28 НК РФ). Кроме того, по окончании квартала, в котором проходила выставка, они должны рассчитать и уплатить налог и представить декларацию по ЕНВД (п. п. 1 и 3 ст. 346.32 НК РФ).

Отметим, что в целях исчисления ЕНВД реализация продукции собственного производства или изготовления не признается розничной торговлей и поэтому не подпадает под действие этого спецрежима (Письмо Минфина России от 11.05.2008 N 03-11-04/3/243). Следовательно, участники выставки могут быть признаны плательщиками ЕНВД, только если на этом мероприятии они продают в розницу покупные товары.

Стоимость стендов и витрин для выставки не всегда можно сразу включить в расходы

Инспекторы на местах нередко требуют, чтобы организации включали выставочные стенды, прилавки, витрины и иное аналогичное оборудование в состав амортизируемого имущества, если первоначальная стоимость таких объектов превышает 40 000 руб. за единицу и срок полезного использования составляет более 12 месяцев.

Примечание. По мнению судов, в налоговом учете затраты на приобретение выставочных стендов можно единовременно включить в состав рекламных расходов, даже если стоимость объекта превышает 40 000 руб. и срок его полезного использования составляет более 12 месяцев.

Причем суммы ежемесячной амортизации, по мнению и Минфина России, и судов, должны отражаться в составе рекламных расходов (Письма от 14.12.2011 N 03-03-06/1/821 и от 13.11.2007 N 03-03-06/2/213, Постановление ФАС Центрального округа от 05.07.2006 по делу N А68-АП-4/11-05).

Вместе с тем есть целый ряд судебных актов, в которых суды разрешили единовременно признать в расходах стоимость дорогостоящего выставочного оборудования даже при условии, что срок его полезного использования превышал 12 месяцев (Постановления ФАС Уральского от 21.07.2010 N Ф09-4631/10-С2 и от 30.01.2008 N Ф09-57/08-С3, Поволжского от 01.07.2008 по делу N А57-10917/07 и Северо-Западного от 12.03.2008 по делу N А21-3735/2006 округов).

Получается, затраты на приобретение или изготовление стендов, витрин, стеллажей, прилавков и прочего выставочного оборудования можно с равными основаниями отнести к нескольким группам расходов. В подобной ситуации налогоплательщик вправе самостоятельно определить, как именно он будет учитывать такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ). Сделанный выбор целесообразно закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Расходы на приобретение форменной одежды для участников выставки выгоднее учитывать не как рекламные

Федеральная антимонопольная служба разъяснила, что использование работниками организации форменной одежды с нанесенным на нее логотипом, товарным знаком или наименованием фирмы нельзя признать распространением рекламы (Письмо от 30.10.2006 N АК/18658).

Минфин России также полагает, что расходы на покупку для работников форменной одежды и обуви не следует включать в состав рекламных (Письма от 05.07.2011 N 03-03-06/2/109 и от 24.08.2005 N 03-03-04/2/51). Указанное ведомство предлагает отражать их:

• как материальные расходы на приобретение иного имущества, не являющегося амортизируемым, если форменная одежда и обувь передаются работникам во временное пользование и не переходят в их собственность (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• в составе расходов на оплату труда, если униформа остается в личном постоянном пользовании сотрудников (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Допустим, организация приобретает форменную одежду именно для участия работников в выставке, что подтверждается сметой на это мероприятие. В такой ситуации она вправе признать стоимость униформы в составе расходов на участие в выставке, то есть учесть их как рекламные расходы (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А43-1729/2004-32-152).

Однако даже если проверяющие согласятся с данной трактовкой, они наверняка потребуют нормировать такие расходы. Поэтому затраты на покупку униформы безопаснее все-таки относить к материальным расходам или расходам на оплату труда. В этих случаях их можно признать в полном объеме.

Примечание. Затраты на покупку форменной одежды для сотрудников, участвующих в выставке, безопаснее относить к материальным расходам либо расходам на оплату труда.

Всю сумму "входного" НДС по расходам на участие в выставке можно принять к вычету

Даже если какие-либо из расходов на участие в выставке организация решит добровольно нормировать в налоговом учете, предъявленный в составе этих расходов НДС она вправе принять к вычету в полном объеме. Такова правовая позиция Президиума ВАС РФ (Постановление от 06.07.2010 N 2604/10).

В указанном Постановлении судьи отметили, что требование о нормировании вычетов НДС в зависимости от того, в каком размере расходы были учтены при расчете налога на прибыль, распространяется только на командировочные и представительские расходы. Значит, всю сумму НДС по рекламным расходам, которые в налоговом учете компания признала в пределах 1% от суммы выручки, она может полностью принять к вычету.

Однако Минфин России по-прежнему придерживается иной точки зрения. В своих Письмах представители этого ведомства настаивают на том, что по любым нормируемым расходам НДС подлежит вычету в размере, пропорциональном установленному нормативу (Письма Минфина России от 13.03.2012 N 03-07-11/68 и от 17.02.2011 N 03-07-11/35).

Получается, что право на вычет всей суммы НДС по нормируемым рекламным расходам организации, скорее всего, придется защищать в суде. Шансы на положительный для налогоплательщика исход такого дела очень высоки. Ведь в системе арбитражных судов Президиум ВАС РФ является судом надзорной инстанции. Поэтому толкование правовых норм, содержащееся в его постановлениях, является общеобязательным и подлежит применению при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел.

Минфин требует начислять НДС на стоимость рекламной продукции, раздаваемой на выставке

По мнению Минфина России, бесплатная раздача посетителям выставки рекламной продукции и сувениров, например ручек, блокнотов, календарей, футболок, кружек, стаканов, мягких игрушек с нанесенным на них логотипом фирмы или товарным знаком, является безвозмездной реализацией. Ведь право собственности на них перешло к другому лицу (п. 1 ст. 39 НК РФ). Значит, указанная операция должна облагаться НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, Письма Минфина России от 25.10.2010 N 03-07-11/424, от 10.06.2010 N 03-07-07/36 и от 14.04.2008 N 03-07-11/144).

Однако распространение рекламных материалов нельзя считать их безвозмездной реализацией. Ведь цель проведения любой рекламной акции состоит совсем не в том, чтобы раздать определенное количество сувениров или подарков. Распространяя такую продукцию, организация прежде всего привлекает к себе и к своим товарам или услугам внимание потенциальных покупателей и клиентов. Тем самым она стремится увеличить объем продаж, повысить спрос на свою продукцию или услуги и поднять выручку. Иными словами, компания рассчитывает на ответную реакцию целевой аудитории.

Да и сама бесплатно распространяемая рекламная продукция не является товаром в целях налогообложения. В то время как НДС облагается безвозмездная передача не любого имущества, а только того, которое признается товаром или предназначено для реализации (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Более того, по общему правилу стоимость безвозмездно переданного имущества не должна учитываться при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). В отличие от нее затраты на изготовление или приобретение рекламной продукции можно включить в состав рекламных расходов (пп. 28 п. 1 и п. 4 ст. 264 НК РФ). С этим согласны и Минфин России (Письма от 01.08.2005 N 03-03-04/1/113 и от 07.02.2005 N 03-04-11/18), и суды (Постановления ФАС Московского от 18.12.2007 N КА-А40/13151-07 и Северо-Западного от 28.10.2005 N А66-13857/2004 округов).

Таким образом, раздачу на выставке рекламной продукции и сувениров нельзя приравнять к их безвозмездной реализации. Следовательно, эта операция не должна облагаться НДС. Арбитражные суды подтверждают справедливость данного вывода (Постановления ФАС Московского от 23.03.2012 по делу N А40-47825/11-116-132, от 22.06.2009 N КА-А40/5426-09, от 26.02.2009 N КА-А40/727-09 и от 29.01.2008 N КА-А40/14801-07, Северо-Кавказского от 13.11.2006 N Ф08-5401/2006-2246А округов).

Примечание. Бесплатную раздачу на выставке рекламной продукции и сувениров нельзя приравнять к безвозмездной реализации. Поэтому независимо от их стоимости эта операция не должна облагаться НДС.

Нередко проще отказаться от льготы по НДС, чем вести раздельный учет

Можно на совершенно бесспорных основаниях не платить НДС со стоимости бесплатно раздаваемой рекламной продукции. Соответствующая льгота предусмотрена для случаев передачи в рекламных целях товаров, расходы на приобретение или создание единицы которых не превышают 100 руб. (пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Поскольку стоимость рекламных сувениров обычно составляет не более 100 руб. за единицу, казалось бы, льготой выгодно пользоваться всем компаниям, бесплатно распространяющим такую продукцию, в том числе на выставках. Однако в некоторых случаях бывает выгоднее отказаться от этой льготы (п. 5 ст. 149 НК РФ).

Использование льготы. Компания, пользующаяся указанной льготой по НДС, должна вести раздельный учет операций, облагаемых и не облагаемых этим налогом (п. 4 ст. 149 НК РФ). Что может оказаться трудозатратным.

Более того, организация не сможет принять к вычету "входной" НДС, предъявленный продавцами или изготовителями недорогой рекламной продукции. Ведь такие товары освобождены от обложения НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ). Сумму "входного" налога она должна будет включить в стоимость рекламной продукции (пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ). Если компания уже успела принять к вычету НДС по указанной продукции, а только потом решила использовать ее в рекламных целях, налог ей придется восстановить.

Не нужно восстанавливать НДС и включать его в стоимость рекламных сувениров лишь в том случае, если доля расходов на приобретение, производство или реализацию товаров, не облагаемых НДС, не превышает 5% от общей величины совокупных расходов (абз. 9 п. 4 ст. 170 НК РФ). При таких показателях организация вправе принять к вычету всю сумму "входного" НДС.

Отказ от льготы. Чтобы отказаться от льготы, предусмотренной пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ, организации необходимо представить в свою инспекцию письменное заявление об этом (п. 5 ст. 149 НК РФ). Его следует подать не позднее 1-го числа квартала, с которого компания намерена отказаться от льготы или приостановить пользование ею.

Сувениры, подарки и призы стоимостью в пределах 4000 руб. не облагаются НДФЛ

Посетитель выставки, бесплатно набравший на ней различные рекламные брошюры, буклеты и иную полиграфическую продукцию, не получает от этого никакой экономической выгоды. Значит, у него не возникает дохода, облагаемого НДФЛ (ст. 41 НК РФ и Письмо Минфина России от 05.10.2005 N 03-05-01-04/283).

Раздача на выставке подарков, сувениров с символикой компании, пробников продукции, проведение дегустаций, розыгрышей призов и т.п. также не приводят к появлению у компании обязанностей налогового агента по НДФЛ. Но только при условии, что стоимость каждого подарка или приза не превышает 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Призы и подарки стоимостью более 4000 руб. за единицу облагаются НДФЛ в части, превышающей этот предел. Причем, если такой приз или выигрыш был вручен в ходе конкурса, соревнования, игры либо другого мероприятия, которое проводилось в целях рекламы товаров, работ или услуг, он облагается НДФЛ по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ).

Таким образом, организация обязана удержать НДФЛ при вручении дорогостоящего подарка или приза (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Но если он выдается в неденежной форме, то, как правило, сделать это просто невозможно. В подобной ситуации перед вручением подарка необходимо снять копию с паспорта призера или хотя бы переписать его Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные и адрес места жительства. Если у одаряемого нет с собой паспорта, вместо приза ему можно выдать временный сертификат или купон на его получение, а по предъявлении этого документа вместе с паспортом вручить ему сам приз.

Примечание. На выставках безопаснее не разыгрывать призы и не вручать подарки стоимостью более 4000 руб. за единицу. Так компания сможет избежать сложностей с удержанием у призеров НДФЛ.

Поскольку организация, скорее всего, не сможет удержать НДФЛ с дохода в виде приза или подарка, она обязана сообщить об этом факте и о сумме исчисленного налога в свою инспекцию и самому лицу, получившему приз (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это нужно сделать не позднее 31 января года, следующего за годом проведения мероприятия. Налог будет уплачивать сам получатель дорогостоящего приза или подарка.

Е.В.Вайтман

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Как оформить участие турфирмы в выставке, читайте в статье. Бухгалтерский учет расходов на участие в выставке.

Вопрос: ООО (применяет ОСН) в ноябре 12г заключило договор на аренду площади в выставочном павильоне (участие в Выставке Мебель-2012, основное направление деятельности ООО - оптовая торговля мебелью). Произведена оплата за аренду в размере 498 774,5 руб. (в т.ч. НДС 18%). Получена с/ф и акт от 26.11.12г на полную сумму. Как правильно отразить в учете, какими проводками? Можно ли отнести на расходы и в каком периоде?

Ответ: В указанной ситуации в бухучете расходы на аренду места для участия в выставке организация может учесть в составе общехозяйственных расходов. В налоговом учете такие расходы учитываются в полном объеме в составе рекламных.

В бухучете стоимость образцов товаров учтите в составе коммерческих расходов, в налоговом учете - в составе расходов на рекламу. Проводки - в рекомендации .

Обоснование данной позиции приведено ниже в «Системе Главбух»

Участие турфирмы в выставке

Участие в выставках дает турфирме возможность не только привлечь потенциальных клиентов, но и заключить контракты с новыми партнерами на наиболее выгодных условиях. Отметим, что большинство туристических выставок проходит в феврале-марте. О нюансах учета расходов на них - в статье.

Принятие решения об участии

Шаг 1. Решение об участии в выставке принимает руководитель фирмы на основании обзора туристических выставок, заранее собранной необходимой информации по всем планируемым в течение года выставкам (территориальном расположении, срокам проведения, стоимости участия и пр.). Руководитель фирмы оценивает класс выставки, степень значения и необходимость участия фирмы.

Шаг 2. После определения цели составляется план, назначаются ответственные лица, определяется порядок организационных мероприятий и программ, оценивается возможность привлечения дополнительных сил, оценивается потребность в дополнительных материалах, определяется перечень вещей и предметов, которые потребуются, базовые расходы.

Шаг 3. За фиксированный срок, определенный организаторами выставок, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке с указанием реквизитов фирмы, желающей принять участие, с целью предварительной регистрации и бронирования выставочной площади. Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях.

Туристическая фирма, желающая реализовать или прорекламировать на выставке свой продукт и услуги, должна предварительно заказать и оплатить место. Заявка может признаваться договором между сторонами, но возможно и заключение договора как отдельного документа. При заключении договора с оргкомитетом ему передается план выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.

Расходы на мероприятие

Конечно же, участие в выставке требует определенных расходов. Поговорим об этом подробнее.

Перечень расходов
Для того чтобы участвовать в выставке, туристической фирме приходится нести расходы на*:

• аренду площади (составляет до 90% общей стоимости участия);
• регистрационные сборы;
• публикации в каталоге;
• оформление стенда, его монтаж и демонтаж;
• доставку и размещение экспозиционных материалов на стенде;
• одежду персонала фирмы, работающего на выставке;
• оформление пропусков на автомашины и разрешения на провоз и вывоз груза;
• изготовление рекламных материалов;
• дополнительные услуги или оборудование;
• услуги переводчиков и вспомогательного персонала;
• страховой взнос (фирма-организатор страхует участников);
• командировки, если выставка проходит в другом городе или даже стране.

Бухгалтерский учет расходов на участие в выставке
Участие в выставке осуществляется в интересах турфирмы, соответственно, затраты, связанные с данным мероприятием, признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (). В учетной политике фирма определяет порядок отражения на соответствующих счетах таких расходов, открыв аналитический субсчет «Рекламные расходы». По мнению автора, данные расходы целесообразно рассматривать в составе общехозяйственных трат*.

Услуги, оказанные организаторами выставки, включая регистрационные сборы, отражаются проводками*:

Дебет 19 Кредит 60
- отражен «входной» налог на добавленную стоимость.

Следует обратить внимание, что изготовление буклетов, плакатов, папок, ручек, фирменной униформы и других материалов с рекламной символикой требует другого подхода. Расходы на рекламные материалы предлагаем отражать проводками:

Дебет 10 Кредит 60
- отражены расходы на изготовление рекламной продукции;

Дебет 19 Кредит 60
- отражен «входной» НДС.

Дело в том, что данные материалы могут быть использованы при участии в выставке не в полном объеме. По окончании рекламного мероприятия турфирма составит акт о списании фактически использованных материалов.

На основании такого акта будет сделана проводка:

Налоговый учет расходов
Для целей налогового учета участие в выставке следует рассматривать со стороны двух аспектов.

Во-первых, для целей налогообложения прибыли признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные рекламные расходы , однако их можно учесть не в полном объеме, а в определенных пределах (за исключением некоторых рекламных трат).

При этом расходы должны соответствовать критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, то есть быть обоснованны (экономически оправданны), документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При «упрощенке» расходы на рекламу учитывают в порядке, установленном в пункте 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Таким образом, состав рекламных расходов при общем режиме и спецрежиме один и тот же. То есть туристическая фирма может уменьшать доходы на расходы, связанные с участием в выставке, но признает их в составе затрат только после фактической оплаты (при «упрощенке»).

Итак, затраты на рекламу подразделяются на две категории: ненормируемые и нормируемые. Участие в выставках, согласно пункту 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ, относится к ненормируемым рекламным расходам. Это означает, что все расходы, которые понесет туристическая фирма, участвуя в выставке, будут в полной сумме учтены при налогообложении прибыли.*

Во-вторых, поскольку участие в выставках относится к ненормируемым расходам, «входной» налог на добавленную стоимость, связанный с такими расходами, в полном объеме предъявляется к вычету. Однако следует обратить внимание на тот факт, что при проведении рекламной акции происходит безвозмездная передача сувениров, листовок, буклетов, CD-дисков, каталогов, бейсболок, футболок, кружек и т. п.

Однако раздельный учет «входного» НДС можно не вести в те налоговые периоды, в которых доля совокупных производственных расходов на операции, не облагаемые НДС, меньше или равна 5 процентам от общей величины совокупных расходов на производство.

Если для турфирмы, которая осуществляет несколько видов льготируемых операций, ведение раздельного учета слишком трудоемко, она вправе отказаться от использования льгот как в отношении всех или нескольких видов операций, предусмотренных различными подпунктами пункта 3 статьи 149 Налогового кодекса РФ, так и в отношении операций, предусмотренных одним подпунктом пункта 3 статьи 149 Налогового кодекса РФ.

Срок хранения документов в турфирме

Расходы на дегустацию в перечне ненормируемых рекламных затрат, приведенном в пункте 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ, также не названы. Следовательно, эти суммы также относятся на налоговые расходы в пределах норматива. Такие разъяснения приведены, в частности, в письме Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/113 .

Однако в данном случае вся рекламная продукция изготовлена исключительно для ее распространения на выставке. Дегустация товаров проходит тоже в рамках выставки. Следовательно, по мнению автора, рассматриваемые затраты (на изготовление сувениров и стоимость дегустируемой сельхозпродукции) можно классифицировать как расходы на участие в выставке. И признать их в налоговом учете в полном объеме.

Но в этом случае агрофирме следует быть готовой к спорам с налоговыми органами.

Чтобы иметь на руках дополнительные козыри, на раздаточных материалах рекомендуется нанести не только логотип агрофирмы, но и символику выставки. А также подтвердить документально, что вся сувенирная продукция распространена во время этого мероприятия в полном объеме. Нелишним будет и оформить приказ руководителя о проведении дегустации в программе участия в выставке.

Налог на добавленную стоимость

По мнению финансистов, бесплатная раздача рекламной продукции признается безвозмездной передачей. Следовательно, с рыночной стоимости переданных сувениров необходимо начислить НДС (п. 1 ст. 146 , п. 2 ст. 154 Налогового кодекса РФ). Такой вывод следует, в частности, из писем Минфина России от 21 октября 2008 г. № 03-07-11/338 , от 22 сентября 2006 г. № 03-04-11/178 . Аналогичный подход финансисты применяют, если речь идет о передаче товаров для дегустации (см., например, письмо Минфина России от 16 августа 2005 г. № 03-04-11/205).

Обратите внимание: передача в рекламных целях товаров (работ, услуг), расходы на приобретение (создание) единицы которых не превышают 100 руб., налогом не облагается (подп. 25 п. 3 ст. 149 Налогового кодекса РФ). Значит, при передаче сувениров (продукции для дегустации), стоимость единицы которых не превышает указанного лимита, налог начислять не нужно. Однако в этом случае агрофирма лишается и права на вычет «входного» налога по таким ценностям, поскольку имеет место не облагаемая НДС операция. Если «входной» налог был зачтен ранее, то его придется восстановить.

Расходы на оплату труда и командировочные

Отдельного внимания заслуживают расходы на оплату труда специалистов, работающих на выставке.

На выставке работает штатный персонал агрофирмы

Если выставка проходит в той же местности, где находится агрофирма, работникам просто начисляют зарплату. Если мероприятие проводят в другой местности, то людей направляют в командировку. За время нахождения штатного специалиста в командировке за ним сохраняется средний заработок. Кроме того, организация обязана возместить работнику командировочные расходы на проезд, по найму жилого помещения и суточные ().

При этом зарплату и средний заработок, сохраняемый на время командировки, следует отражать в регистрах налогового учета в составе расходов на оплату труда. Основание - Налогового кодекса РФ.

А вот стоимость проезда, жилья и суточных, по мнению автора, можно учесть одним из двух способов:
- в качестве ненормируемых рекламных расходов (затрат на участие в выставке);
- в составе собственно командировочных затрат (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Обратимся к пункту 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано: если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Таким образом, агрофирма в данной ситуации вправе самостоятельно выбрать, по какой статье ей учесть расходы на командировки работников на выставку.

На выставке работают подрядчики

Так, расходы на оплату труда привлеченных работников можно учесть в составе ненормируемых затрат на рекламу (участие в выставке).

А можно использовать один из следующих вариантов:
- отнести к расходам на оплату труда согласно пункту 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ, если договоры заключены с физическими лицами - не предпринимателями;
- учесть в составе прочих расходов на основании подпункта 41 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, если договоры заключены с индивидуальными предпринимателями.